Le principe : comparer trois documents
Le rapprochement consiste à vérifier que trois documents racontent la même histoire :
- Le bon de commande : ce que vous avez commandé, au prix convenu.
- La confirmation et la livraison : ce que le fournisseur a accepté, puis réellement livré.
- La facture : ce qu'il vous demande de payer.
Si les trois concordent, vous payez. S'il y a un écart, vous le signalez avant de payer, pas après. Une fois la facture réglée, obtenir un avoir prend du temps et de l'énergie.
Les écarts les plus fréquents dans l'objet publicitaire
Le mauvais palier de prix
La commande passe à 250 pièces, la facture applique le prix du palier inférieur. Ou la quantité a changé en cours de route et le prix n'a pas suivi.
Les frais techniques en double
Frais de calage, de cliché ou d'écran facturés à nouveau sur une réimpression, alors qu'ils étaient déjà payés.
Le marquage qui ne correspond pas
Une couleur de plus, une zone plus grande, une autre technique que celle commandée.
Les quantités livrées
Certains fabricants appliquent une tolérance de quantité, en plus ou en moins. Elle doit être prévue dans les conditions, et la facture doit suivre la quantité réellement livrée.
Le port et les frais annexes
Frais de port, de livraison fractionnée, d'emballage individuel ou d'échantillon ajoutés sans avoir été prévus.
Les remises oubliées
Remise négociée, franco de port atteint, conditions annuelles : elles disparaissent facilement d'une facture.
Comment contrôler à la main, proprement
- Avant de commander, écrivez tout sur le bon de commande : prix unitaire, palier, technique, nombre de couleurs, frais techniques, port, remise.
- À la confirmation, comparez-la au bon de commande. C'est le moment le plus simple pour corriger.
- À la livraison, notez la quantité réellement reçue et l'état de la marchandise.
- À réception de la facture, comparez ligne par ligne avec la commande et la livraison.
- Signalez tout écart par écrit au fournisseur, avec les références, et bloquez le paiement de la ligne concernée jusqu'à l'avoir.
Le problème n'est pas la méthode. C'est le temps : avec des dizaines de commandes par mois et plusieurs fournisseurs, personne ne le fait systématiquement. Alors on paie.
Fixez un seuil de tolérance
Contrôler chaque centime coûte plus cher que l'écart lui-même. Décidez d'un seuil : en dessous, la facture passe ; au-dessus, elle est bloquée et vérifiée. Ce seuil peut être un montant, un pourcentage, ou les deux.
Ce que l'automatisation change
Un outil de rapprochement lit la facture, même en PDF, retrouve la commande et la livraison correspondantes, et compare ligne par ligne. Les factures conformes passent. Les écarts au-dessus de votre seuil sont signalés, avec la ligne concernée et le montant.
La décision reste humaine : aucune facture avec écart n'est payée sans contrôle. Mais personne n'a plus à comparer des colonnes à la main.